De werkafspraken - Organize Academy

Zonder hier al te diep op in te gaan op de werkmethodieken die we op een ander moment in de les bespreken, kun je voor werkafspraken de volgende algemene regels hanteren:

Bewaak je tijd.
Kom op tijd (maar niet te vroeg) zodat je op tijd kunt beginnen.
Waak ervoor dat je meegaat in het uitstelgedrag van de cliënt. Kopje thee, nog een kopje thee… alles om maar niet te hoeven beginnen. Maak vooraf duidelijke afspraken over eventuele pauzes tussendoor en bewaak de tijd gedurende de afspraak. Hou er rekening mee dat je de klus af moet ronden, stop daarom op tijd om de uitgevoerde acties naar behoren af te maken zodat je je cliënt niet met bijvoorbeeld een tafel vol spullen of papieren achterlaat.
Check bij vertrek of er een volgende afspraak gepland staat en maak eventueel afspraken over “huiswerk”.
Hou het doel in gedachten.
Start je afspraak met het in herinnering brengen van het doel van de afspraak (het tussendoel) en het einddoel.
Begin bij het grootste knelpunt en/of op een actieve plek.
Om je cliënt goed te motiveren is het slim om te starten op een plek waar de cliënt vaak komt en waar dus snel resultaat te merken is. Dit zijn vaak ook de plekken waar een cliënt zich het meest aan ergert. Veelvoorkomende actieve plekken zijn bijvoorbeeld de eettafel, het aanrecht en de wastafel in de badkamer.
Let wel op dat je het probleem aanpakt bij de wortel en niet slechts aan symptoombestrijding doet. Vraag jezelf af: is dit probleem een gevolg of een oorzaak? Ligt die stapel was in de woonkamer omdat je cliënt niet weet hoe hij/zij de was op moet vouwen of ligt deze hier omdat er gewoonweg geen plek is in de kledingkasten? In dat geval kun je beter eerst de kledingkasten aanpakken.
Bewaak je eigen veiligheid, en die van de cliënt.
Een ongeluk zit in een klein hoekje, helemaal als die hoek vol met spullen staat. Zorg er met het oog op de veiligheid voor dat jij en je cliënt niet op wankele stoelen gaan staan om dingen van een kast af te pakken, niet per ongeluk de vluchtroute naar buiten blokkeren, altijd een mobieltje binnen handbereik hebben en er een EHBO-koffertje in de buurt is (stop er bijvoorbeeld eentje in je organizingkit).Het klinkt misschien overbodig en onnodig maar je bent zo met een te zware doos van de trap af gegleden, en een spiegel of schilderij valt ook zo van de muur als je er tegenaan stoot. En ja, ik heb ervaring. 😉
Bewaak de privacy van je cliënt.
Niet alleen je veiligheid moet bewaakt worden, maar ook de privacy. Ben je met de administratie van je cliënt bezig? Gebruik dan een papierversnipperaar om alles ter plekke tevernietigen. Er zijn hiervoor hele handzame versnipperaars te koop die je boven op een prullenbak kunt zetten. Neem nooit papieren van een cliënt mee naar huis.
Beschouw alle informatie die je van cliënten krijgt als strikt vertrouwelijk en deel deze niet met derden, ook al denk je dat deze persoon een onbekende is van jouw cliënt. Je weet nooit hoe een verhaal weer bij iemand anders terecht kan komen en dat wil je echt niet op je geweten hebben. Daarnaast is er sinds 2018 de AVG, die ervoor zorgt dat wij en andere bedrijven en instellingen ons aan regels moeten houden om de cliënt te beschermen.

Opdracht: werkafspraken

Maak afspraken over te gebruiken materialen.
Omdat je er niet vanuit kunt gaan dat een cliënt alle benodigde spullen in huis heeft is het slim om dit vooraf te bespreken. Neem jij spullen mee of wil je dat de cliënt spullen heeft, en welke zijn dat dan? Veel collega’s nemen een eigen organizingkit mee. In deze kit zitten de meest voorkomende spullen die je tijdens een opruimtraject nodig hebt. Het zelf meenemen voorkomt onnodig oponthoud en zoekwerk bij de cliënt. Hoe groot of volledig je jouw organizingkit maakt is persoonlijk. Mijn persoonlijke ervaring is dat je vaak heel groot begint, maar steeds minder meeneemt. Op dit moment neem ik in principe zelf niets mee naar de cliënt tenzij ik het van tevoren afstem. Toen ik begon was het mijn droom om een soort Mary Poppins tas mee te brengen, vol met alles wat je maar nodig zou kunnen hebben. In de praktijk bleek ik al die spullen helemaal niet nodig te hebben.Wanneer jij wel een complete organizingkit wilt meenemen, dan kun je onderstaande lijstjes als basis aanhouden.
Voor opruimklussen:

- vuilniszakken
- (klap)kratten of verhuisdozen die je je cliënt in bruikleenkunt geven
- sticky notes/post-it’s
- tie-rips (kabelbinders)
- schoonmaakhandschoenen
- bouwhandschoenen
- plakband of duct tape

Voor zakelijke- of administratiecliënten:

- sticky notes/post-it’s
- mapjes
- niettang
- perforator
- kleine papierversnipperaar

Ik werk het liefst zo “licht” mogelijk en neem enkel de spullen mee die ik nodig heb tijdens de afspraak. Ik vraag van tevoren altijd eerst aan de cliënt wat hij/zij al in huis heeft. Wat zou jij mee willen nemen in de organizing kit? En zie jij het als een noodzakelijk kwaad, of juist een mooie gelegenheid om een extra service te bieden?

Schriftelijke verslaglegging

Tot slot kun je je cliënt voor extra houvast een schriftelijk verslag sturen, waarin je de belangrijkste punten en lessen voor de cliënt uitgeschreven hebt. Jouw cliënt kan dan op het verslag terugvallen wanneer hij/zij zelf aan de slag gaat. Bij een particuliere cliënt, die jou uit zijn eigen zak bekostigd, is een verslaglegging niet verplicht. Je maakt deze dan speciaal voor de cliënt en voor jezelf als je hiervoor kiest. Het voordeel is dat je precies kunt terugvinden wat je wanneer met je cliënt gedaan en afgesproken hebt, nadeel is dat het je tijd kost en de verslaglegging vaak in eigen tijd gedaan wordt, tenzij je daar andere afspraken over maakt. Mocht je vanuit een instantie werken, bijvoorbeeld de gemeente of een andere organisatie die het traject bekostigd, dan maak je vaak (ook) een verslag voor hen. Hier stellen ze andere eisen aan, dus laat je goed informeren.

Check van tevoren goed wat er van je verwacht wordt, maar in de basis willen hulpinstaties het volgende in je verslag teruglezen:
- 1. een plan van aanpak;
- 2. een tussenevaluatie na een vooraf afgesproken periode;
- 3. een eindrapportage na afloop van het traject.
- In alle drie de rapportages komen ongeveer dezelfdeonderwerpen aan bod:
  - persoonsgegevens van de cliënt;
  - achtergrond van de aanvraag;
  - doelstellingen van het traject;
  - fasering van het traject;
  - (tussentijdse) resultaten;
  - complicerende factoren;
  - conclusies en/of aanbevelingen.