Feedback geven

Waarnemen van gedrag en gedragspatronen

Waarnemen is een belangrijke vaardigheid voor de organizer die interventies wil maken in de hier-en-nu situatie. In het hier-en-nu wordt alles zichtbaar en hoorbaar. De organizer kan de cliënt attenderen op zijn of haar gedrag en effecten ervan, als die belemmerend werken om de gewenste situatie te bereiken.

Daarbij is het van belang erop te letten of het ongewenste gedrag meerdere malen vertoond wordt. Als er sprake is van een incident dan is het voldoende om dat voor jezelf te noteren. Gebeurt iets een tweede maal dan mag je oplettend zijn. Bij een derde maal, kun je zeggen dat er sprake is van een patroon. Dan is het tijd om het gedrag en het effect ervan op jou of op het werkproces te benoemen.

Hier-en-nu gedrag benoemen

Soms is het al voldoende om de ander terug te geven wat je opvalt in zijn gedrag. Daarmee help je hem zich meer bewust te worden van zijn eigen doen en laten en geef je de ander gelegenheid een andere keuze te maken.

Als iemand zich niet zo bewust is van zijn eigen gedrag zul je misschien de indruk krijgen dat je opmerking niet aankomt. Ook kan het zijn dat de ander je opmerking wegwuift of ontkent. Dan laat je het even bij wat je opgemerkt hebt. Als er wel herkenning is kun je nog een stap verder zetten en feedback geven.

Feedback geven, enkele tips:

– Geef je feedback niet zomaar, bereid het eerst voor.

– Ga voor jezelf na wat je waarneemt. Wat zie je, hoor je, ervaar je. Wat valt je op? In hoeverre is er sprake van een patroon?

– Ga na wat je wilt bereiken met het feedbackgesprek en hoeverre de betrokkene open staat voor feedback.

– Bedenk voor jezelf wat je wil terugkoppelen en met welk doel. Kies het juiste moment en de juiste plek daarvoor. Bij voorkeur zo snel mogelijk erna en onder vier ogen.

Feedback ontvangen, enkele tips:

– Wees blij met de aandacht. Iemand die jou feedback geeft, vindt jou belangrijk en investeert in je.

– Gebruik een bruggetje voor jezelf als je in wilt gaan op de feedback. Bijvoorbeeld: ik vind het vervelend te horen dat mijn gedrag je stoort.

– Ga niet in de verdediging, vraag eerst door. Bijvoorbeeld: kun je me zeggen waar je dan last van hebt?

Realiseer je, feedback kun je:

– slikken (bij herkenning en erkenning);

– kauwen (als je het gedrag herkent maar het effect nog niet erkent);

– spugen (als je de feedback niet herkent en erkent).

Ik heb ze net al genoemd in de video, maar hier schrijf ik de stappen toch nog even voor je uit:

Stap 1. Altijd vanuit de goede intentie, je hart, feedback geven.

Stap 2. Waarnemen zonder oordeel en check Geef een ik-boodschap waarin je je waarneming van het gedrag van de ander beschrijft. Ik zie… Ik hoor… Het valt me op dat…

Bijvoorbeeld: ‘Ik wil je graag wat teruggeven over een aantal dingen die me deze week opgevallen zijn in je gedrag. Maandagochtend kwam je een uur later binnen dan gewoonlijk, dinsdagmiddag was je om vier uur opeens weg en vandaag heb je een opdracht half af ingeleverd bij mij.’ Check op herkenning: vraag de ander of hij het door jou benoemde gedrag herkent. Zo ja, ga door naar stap 3. Zo nee, rond het gesprek af.

Stap 3. Gevoel verwoorden, effect benoemen, kun je je dat voorstellen? Beschrijf welk effect het op jou heeft. Ik merk bij mezelf dat… Het effect op mij is dat… Mijn indruk is… Ik denk dat… Ik voel dat… Bijvoorbeeld: ’Ik merk bij mezelf dat het me ergert dat je zo met je werk en werktijden omgaat. Het komt op mij over als onverschilligheid, alsof het je niet interesseert wat ik daarvan denk…’ Of: wat het effect is op de samenwerking of het resultaat. Check op erkenning: vraag de ander of hij zich kan voorstellen dat zijn gedrag deze effecten kan hebben op een ander. Zo ja, ga door naar stap 4. Zo nee, rond het gesprek af.

Stap 4. Behoeften benoemen, check Op zich zijn deze twee stappen al voldoende als het gaat om feedback geven; ‘Ik wil je dat gewoon even zeggen’. Echter, vaak ontstaat er een gesprek waarbinnen jij jouw wens of verwachting kunt uitspreken. “Ik zou willen dat je dat een volgende keer anders aanpakt…” of “Ik zou graag zien dat je dat gedrag verandert…” Bijvoorbeeld: ‘Ik zou als zich dit nog eens voordoet graag van jou horen wat er speelt. En dat je hulp vraagt als je ergens niet uitkomt, dat hoort bij een team zijn.’ Bij herkenning kun je natuurlijk ook de vraag aan de ander stellen: – Wat wil jij doen met de feedback? – Wat ga je anders aanpakken de volgende keer? – Wat heb je daarin van mij nodig?

Stap 5. Verzoek, wens of tip Maak een (vervolg)afspraak met de ander. Of laat de ander een afspraak met zichzelf of jou maken.

De intentie van verbindend communiceren/feedback geven is: het gevoel en behoeften van de ander en jezelf uit te vragen, empathie te voelen voor de ander en jezelf en jezelf te verbinden met de ander.